フルタイム正社員と、短時間労働正社員。
やはり不公平感が伴っていました。

フルタイム正社員は残業できる生活環境にあったため、
短時間正社員の日々の積み残し作業をこなし、
さらに本人の仕事を休日にこなすような場合もありました。

その不公平感を無くすために、菊地先生から
「業務の可視化シートを作ってみては？」と提案いただきました。

ちょうど私が定期的に出ているプレジデントアカデミーで、
「社長の仕事を見える化する」ということを学んでいましたので、
どういう作業になるか、どういう効果が出るかは何となく予想がついていました。

そこでスタッフ全員に「自分の業務をすべて洗い出すこと」と宿題を出しました。
反応は様々で、やりたくないというスタッフも少なからずいました。

どうしてか問いかけると
「自分が効率的に働いてないことが判明して、責められるのではないか？」という返事。
「責める材料として出してもらうのではなく、
それぞれの業務を洗い出してお互いにサポートしやすくするためだから」
と説得してそれぞれのスタッフが自分で持っている業務の一覧を提出。

次にそれぞれがどういう作業にあたるか分類しました。
会員様対応、経理、広報、などです。

それぞれのスタッフが「メイン担当」のような業務を１～２個持っています。
経理はＡさんがメイン担当ですが、前任者のＢさんが定期的に行っている作業がありました。

その場合、Ｂさんの経理作業詳細を聞き、可能であると判断できれば、
メイン担当のＡさんに引き継いでもらい、担当を集中させるように再分配しました。

全スタッフの業務洗い出しから、業務分担まで行いました。
仕事をなんとなくこなすのではなく、メイン担当をキッチリと再確立し、
その業務については、最初から最後まで、責任を持ってやり通してもらうためです。

女性が多いオフィスでは、お互いが支え合うことが多いため、
責任の範囲や、仕事分担があいまいになってしまい、トラブルに発展することもあります。

トラブルが起こらず、仕事に専念しやすい環境をつくることも大切な社長の役割です。
次は仕分けシートに続きます。