前回、業務の可視化をしてスタッフ全員の仕事を細かく洗い出し、
その後、メイン担当分野に従って仕事の再分担を行いました。
それだけでも、仕事がスムーズに流れるようになったのですが、
菊地先生のアドバイスもあり、さらに踏み込んだ「仕分けシート」を作ることにしました。

仕分けシートは重要度と緊急度を縦横軸に取る２次元で作成します。
緊急度・重要度も高いものは「Ａ」。
緊急度は高く・重要度は低いは「Ｂ」。
緊急度が低く・重要度が高いは「Ｃ」。
緊急度・重要度も低いものは「Ｄ」。

Ａはメイン担当者が対応するもの。
Ｂ～Ｄは他のスタッフが対応できるもの。

もちろんＢ～Ｄもメイン担当者が行うことが望ましいですが、
メイン担当者が業務時間内でＡ作業を終わらせられない場合は、
他スタッフがＢを手分けして作業することによって、
緊急度が高いものを全体でカバーします。

これで、全員が残業をせずに帰れる仕組みができました。
Ｂ作業を手伝ってもらったスタッフは、別の日には他スタッフの作業の手伝いを行い、
不公平感なく「全体で仕事をする」という仕組みでシーネットは成り立っています。

男性が多いオフィスでは運用が難しいかもしれません。
残業できる正社員が多い会社では
「○○さんの仕事は、残業しても○○さんが担当する」ことが当たり前です。
残業できない主婦主体の会社だからこそ、効果的な仕組みなのでしょう。

また、この仕分けシートは、残業ゼロ対策だけではなく、
スタッフの急な休みにも対応できるようになっています。

家族の急病、用事で主婦は当日の朝に休みを取らなくてはならないことが往々にあります。
その時にはもちろん休んでいただきます。
しかし仕事はありますから、出勤しているスタッフでＡ→Ｂの順で仕事を代行します。
おやすみが長くなるようならば、ＣやＤも他スタッフの代行を考慮します。

業務の可視化をし、仕分けシートを作成したことで、
お互いの作業の垣根が低くなり、
誰が何をやっているか／やるべきかが分かるようになりました。
全体の残業時間が減り、時間内は集中して仕事するようになりました。
また、スタッフの急な休みに組織として対応できるようになりました。

スタッフが全員主婦だからこそ、この仕組みは効果的に運用されています。
完璧な形に近づけるよう、これからも改善を続けながら活用していきます。